Kallelse
Av stadgarna framgår bland annat hur och när kallelse till föreningsstämman ska ske. Kallelsen skall förutom tid och plats för stämman, innehålla uppgift om vilka ärenden som ska avgöras. Det är viktigt att de formella reglerna för kallelse till föreningsstämman följs. Annars är det risk för att de beslut som fattas vid stämman blir ogiltiga.
Motion
Medlemmarna kan påverka verksamheten genom att i förväg framföra skriftiga förslag (motioner) eller genom att delta på stämman. Motion som skall behandlas på ordinarie stämma, skall vara styrelsen tillhanda senast den sista maj.
Extra stämma
Om styrelsen eller minst en femtedel av delägarna anser det, kan en extra föreningsstämma hållas. Det kan vara någon viktig fråga som uppkommit under förvaltningsåret och som inte kan vänta till ordinarie stämma.
Styrelsen
Styrelsen ska bestå av minst 3 och högst 5 ledamöter och utses på två år av medlemmarna vid årsstämman. Över ärenden i vilka styrelsen fattat beslut skall föras protokoll som upptar datum, deltagande ledamöter, kort beskrivning av ärendet, styrelsens beslut samt anförda reservationer.
Styrelsen skall:
1. förvalta samfällighetens och föreningens tillgångar,
2. föra redovisning över föreningens räkenskaper,
3. föra förteckning över delägande fastigheter, dessas andelstal och ägare,
4. årligen till ordinarie stämma avge förvaltningsberättelse över föreningens verksamhet och ekonomi,
5. om förvaltningen omfattar flera samfälligheter eller annars är uppdelad på olika verksamhetsgrenar och medlemmarnas andelar inte är lika stora i alla verksamhets grenarna, föra särskild redovisning för varje sådan gren,
6. övrigt fullgöra vad lagen föreskriver om styrelsens handhavande av föreningens angelägenheter.
Debiteringslängd – uttaxering av avgifter
Kostnader för samfällighetsföreningens verksamhet skall normalt täckas med intäkter bestående av bidrag från föreningsmedlemmarna. Uttaxering sker genom att styrelsen upprättar och på stämman framlägger en debiteringslängd.
Debiteringslängden är inte föremål för omröstning men medlemmarna ska ges tillfälle att granska längden så att eventuella felaktigheter kan rättas. De andelstal som skall används är de som anges i fastighetsregistret.
Röstning
Det normala är att besluten vid stämman fattas genom ja- eller nejröstning i form av utrop (acklamation). Om någon begär omröstning (votering) ska röstberäkning ske så att endast en röst räknas per närvarande föreningsmedlem oavsett storleken på delägarinnehav (huvudtalsmetoden). Personer som gemensamt äger en fastighet har tillsammans en röst.
Vid omröstning, för att avgöra en fråga som har ekonomisk betydelse, beräknas varje delägares röstetal efter den andel fastigheten har i gemensamhetsanläggningen (andelstalsmetoden). Det krävs dock att någon medlem begär att omröstning ska ske efter andelstal.
Omröstning skall ske för varje verksamhetsgren (ga1, ga2, ga3 respektive ga4) för sig.
Rösta genom ombud (endast för en medlem)
En medlem kan rösta genom fullmakt. Ombudet får dock endast företräda EN medlem enligt § 49, lag om förvaltning av samfälligheter »).
Protokoll
Protokoll ska föras över de beslut som fattas på föreningsstämman. Stämmoprotokollet skall justeras inom två veckor efter stämman och därefter hållas tillgängligt för medlemmarna.
Klander
En medlem som anser att ett beslut på föreningsstämman strider mot någon av nedanstående punkter kan klandra beslutet:
• föreningens stadgar,
• mot lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter » eller annan lag,
• att beslutet inte tillkommit i behörig ordning eller
• inte i tillräcklig omfattning har tillvaratagit medlemmens intressen.
Klander mot beslut som fattats på föreningens stämma görs genom att väcka talan mot föreningen hos Mark- och miljödomstolen vid Nacka tingsrätt », Box 1104 131 26 Nacka strand.
Ärenden vid ordinarie stämma
1. Stämmans öppnande
2. Val av ordförande vid stämman
3. Ordförandes val av sekreterare vid stämman
4. Val av två justerare, tillika rösträknare, att jämte ordförande justera protokollet
5. Godkännande av dagordning
6. Fråga om stämman utlysts i behörig ordning
7. Fastställande av röstlängd
8. Rapport från föreningens ordförande
9. Föredragning av styrelsens årsredovisning
10. Föredragning av revisorernas berättelse
11. Beslut om fastställande av resultat- och balansräkningar
12. Beslut om resultatdisposition
13. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
14. Styrelsens presentation av budget samt förslag till avgifter
15. Beslut om avgifter
16. Ersättning till styrelsen och revisorer
17. Fastställande av antal styrelseledamöter och suppleanter
18. Val av styrelse och styrelseordförande
19. Val av revisorer och revisorssuppleant
20. Val av valberedning
21. Framställningar från styrelsen och motioner från medlemmar
22. Meddelande av plats där stämmoprotokoll hålles tillgängligt
23. Stämmans avslutande
Ärenden vid extra stämma
1. Stämmans öppnande
2. Val av ordförande vid stämman
3. Ordförandes val av sekreterare vid stämman
4. Val av två justerare, tillika rösträknare, att jämte ordförande justera protokollet
5. Framställningar från styrelsen och motioner från medlemmar
6. Meddelande av plats där stämmoprotokoll hålles tillgängligt
7. Stämmans avslutande